「チャットのビジネス利用」信頼を落とさない方法 「最初の挨拶ぐらいしてほしい」という現場の声

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仕事上でもSNSの利用が増え、メールよりもチャットを活用するケースが多くなってきています。こうした文字ツールが主流となる中で、トラブルを防ぐポイントをご紹介します(写真:oatawa/iStock)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャ®」の大野萌子です。

仕事上でもSNSの利用が増え、メールよりもチャット(メッセンジャ―などを含む)の利便性を重視して、活用されているケースが多くなっています。

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チャット機能のメリットは、会話に近いかたちで行える気軽さと、内容をさかのぼることが容易ということが挙げられると思います。

メールだと、件名を付けたり、挨拶文を入れたりといった形式的な手間が発生するのに加え、リターンをつなげない限りは、過去のやり取りを探すのに手間がかかります。

トラブルを防ぐ5つの「ポイント」

しかし、この利便性が、手軽さと相まって、トラブルになりやすいとも言えます。在宅ワークなどで直接のやり取りが減り、こうした文字ツールが主流となる中で、トラブルを防ぐポイントを挙げてみたいと思います。

ポイント1)端折りすぎない

季節の挨拶や、改まった定型文が必要ない代わりに、いきなり本題に入る人が少なくありません。友達なら、それでもいいかもしれませんが、ビジネスの現場では、やはり失礼な人だなと思われてしまいます。

現場でよく耳にするのは、せめて、最初の挨拶ぐらい入れてほしいという声。朝一番だったら「おはようございます」、いつでも使える「お世話になります」など、その日の最初のやり取りや、少し間が空いたときには、ひとこと導入が必要です。それがない場合には、相手から軽んじられている気がして滅入るという声をよく聞きます。とくに依頼やお詫びのような内容のときは、気をつけてほしいと思います。回りくどくする必要はありませんが、最低限の礼節を重んじ、ビジネスマナーをもって臨みましょう。

ポイント2)代名詞を避ける

「あの件、まだ?」いきなりこう来られると、一連の業務ではあっても「あれって何?」となりかねません。代名詞のやり取りは、お互いが違う認識であるにもかかわらず、わかったつもりになりやすい危険なフレーズです。カウンセリングの現場でも、応答するときには代名詞をできるだけ避けて明確化します。

「仕事でミスをしてしまったんです」に対して「そんなことがあったんですね」ではなく「仕事でミスをされたんですね」という具合です。つねにこのようにリピートするわけではありませんが、明確に伝え返すことで共通認識する内容を確認する役割を果たします。「この前の件」「先日のあれ」も同様です。「〇月〇日の会議の件」「△△会社の資料」など、具体的に明記することをお勧めします。頻繁にやり取りをしている相手ほど、代名詞を使いやすいですが、相手は1人だけとやり取りしているわけではありません。細かいところを明確にすることでトラブルを未然に防ぐことができます。

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