④質問と回答を要約する
「XXさんがしてくださった質問は別方向の視点で見たものです。それも、今日お話ししてきたことの◯◯ということに立ち戻ると考えやすくなるでしょう」「XXさんから重要な視点をご提供いただきました。こちらも基本方針とあわせて検討していきます」というふうに重要なキーワードやメッセージに立ち戻ってまとめていってください。回答だけで終わるとプレゼンテーションの印象として、伝えたいメッセージよりも回答のほうが強くなってしまうからです。
答えられない場合、困った質問はどうするか？
感謝はするものの、実際にはその場で答えられない質問もあります。即答できない質問が出てきたときの対処法をご紹介しましょう。
①質問の意図を確認したり、言い換える
「今のご質問はこういう意味でしょうか？」など質問を再度繰り返したり、「それはつまり、こういうことをお聞きになりたいということでしょうか？」など質問の意図を確認して時間かせぎをしつつ、その間に回答を考えます。
② ほかの人にふってみる
①の手段で回答が思い浮かばない場合には、ほかの参加者に「皆さんもそう思われますか？」などと聞いて反応をみます。また、提案プレゼンなどで、自社のほかのメンバーがいる場合には「◯○さん、どうですか？」とふってみて、うまく答えてくれればよしとし、答えが的はずれだった場合には、それを修正したり補足していきます。私はコンサルタントの駆け出しの頃はよく、「これどうなってるの？」と困った質問をふられて必死に回答しているうちに、上司が状況を読んでうまい回答を考えるための時間をかせぐという、ありがたくない役回りをさせられたことがあります。
③宿題にする
①でも②でも答えられない場合には、無理やり回答しても失言や今後困るような言質をとられることになってしまい、逆効果になります。この質問には今は回答できないと判断したら、正直に「この質問は宿題とさせてください。◯日までに回答いたします」と持ち帰りましょう。そして、期日より前に回答することで誠意を見せるとよいでしょう。
当然、すべての質問に満足いく回答ができるとは限りません。その場合には、それも自分にとっては成長機会ととらえましょう。相手には終了後に個別にしっかりとフォローし、誠意を見せる機会だととらえましょう。すべて完璧なプレゼンなど滅多にありません。革新的であればあるほど、疑問や反論も出てきて当然です。質問が出ることに怯えたり、答えられないことに落ち込むよりも、これはさらによくするための機会だととらえたほうが精神的にもダメージを受けずに前に進めます。
私は講演や研修講師として質問を受ける機会が数多くありますが、それでも質問を受けるときには「何を聞かれるんだろう？ 答えられるかな？」と身構える自分がいますし、相手が満足する回答ができないこともあれば、回答にとても満足した顔を見てうれしくなることもあります。
満足してくださればもちろんうれしいですが、相手の聞きたいことそのものに答えられない場合でも、答え方や姿勢次第で信頼を深める経験を数多くしてきました。相手の質問の真意をしっかりととらえて、答える姿勢を見せることは、プレゼンの一部です。本当に伝えたいことがあれば、質疑応答はできれば避けたい時間ではなく、自分から積極的に求める時間になるのではないでしょうか。
