仕事のできない人はメールの推敲ができていない

「急いでいる時こそ読み直す」ことが必要だ

一瞬で「これはダメだ」と思われてしまうメール文面とは?(写真:Ran&Ran/PIXTA)
リモートワークやオンライン会議の増加に伴って、リアルでは一度も顔を合わせないまま文書だけでやり取りする機会、メールやチャットを中心としたコミュニケーションが求められる機会が増えました。その中で、「以前よりも信頼関係を築きにくい」「仕事がスムーズに進まなくなった」と感じている人の多くは、ある共通した問題を抱えています。
『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』の著者、藤吉豊さんがリモート時代のメールやチャット、ビジネス文書作成のコツを解説します。

「書いたもの」でその人の能力が一目瞭然な理由

自分に送られてきたメールを見て、

「え? これって、何が言いたいの?」

「結局、相手は自分にどうしてほしいんだろう?」

と思ったことは、誰にでもあるはずです。

メールを何度か読み返してみても要領がつかめなくて、

「結局、電話をかけて確認をした」という経験のある方もいるのではないでしょうか。

あるいは、送られてきたメールを見て、

「何か失礼なことを書いてしまったかもしれない」

「機嫌を損ねてしまった、まずい……!」

と焦ったことはありませんか?

慌てて電話してみたら、相手は普段通りの態度で、ほっとしながらも拍子抜け。

そんな経験のある方もいるでしょう。

文章によるコミュニケーションは、

「それぞれの都合のよい時間にやり取りができる」

「後から読み直すことができる」

など、たくさんの利点があります。

しかし一方で、こうしたコミュニケーションのミスによって、信頼関係が築きにくかったり、仕事がスムーズに進まなくなくなったりすることもあります。

コミュニケーションのミスが連続すれば、

「あの人とは仕事がしづらい」

「できれば別の人にも入ってほしい」

などと思われてしまうことにもなりかねません。

では、どうすれば、メールをはじめとする文章のコミュニケーションを、円滑にできるのでしょうか。

僕たちが「文章の書き方」について書かれた100冊のベストセラーのポイントを抽出したところ、メールの送り手が少し気にするだけで格段にコミュニケーションが円滑になるコツが紹介されていました。

そのコツの中から、メールでのやり取りをとくに円滑にするためのポイントを紹介します。

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