仕事のできない人はメールの推敲ができていない ｢急いでいる時こそ読み直す｣ことが必要だ

そうはいっても、メールなどのビジネス文書の場合、その都度、時間を置いたり、プリントアウトしたり、音読したり、他者の目を通していては、仕事がはかどらなくなってしまいます。

その場合は、すべて書き終わった時点で、「最低1回」は読み直してから送るなど、できる範囲で実行するとよいでしょう。

日頃のやり取りではなく、たとえば重要なプロジェクトの企画書や依頼文、大舞台でのプレゼンのためのパワーポイント、日ごろからお世話になっている人への手紙など、特別な文章の場合には、この4つのポイントを踏まえることをお勧めします。

文章のプロがとくに注意している5つの項目

メールなどの文章は、書いたものをそのまま送るのをやめて、一度目を通すだけで、ぐんとわかりやすく、信頼の得られる仕上がりになります。最初の一歩としてはそれで充分です。

その上で、「プロが重視している読み直す際のチェックポイント」の中から、とくにメールなどでは気を付けたい5つに絞って紹介していきます。

ビジネスにおけるやり取りでは、「わかりやすく」「正確に」伝えることが第一です。

とくに忙しい相手に送るメールであれば、さっと一度目を通しただけで、重要な内容をきちんと伝えることが必須です。

この5つの項目に従って読み直し、文章を整えれば、どんなシチュエーションで読んでも、パソコンで読んでもスマホで読んでも一度で理解されるメールになるはずです。

なかでもとくにメールにおいて重要であり、すぐにできるポイントは、

③改行や空白行で余白をつくる

です。

たとえば、次のようなメールを受け取ったら、読み手はどのように感じるでしょうか？