仕事のできない人はメールの文面に配慮がない

相手にわかりにくい言葉と誤字・脱字はご法度

仕事のできる人ほど、文章にも「相手への配慮」がにじみます(写真:ByM/iStock)
リモートワークやオンライン会議の増加に伴って、リアルでは一度も顔を合わせないままオンラインで資料を共有する機会、メールやチャットを中心としたコミュニケーションが求められる機会が増えました。その中で、「以前よりも信頼関係を築きにくい」「仕事の進みが遅くなった」と感じている人の多くは、ある共通した問題を抱えています。
『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』の著者、藤吉豊さんがメールやチャット、リモート時代のビジネス文書作成のコツを解説します。

オンラインで「コミュニケーション不全」になる理由

チャットやメールで依頼したが、いつまで経っても返事がなくて「イライラ」。

ようやく送られてきた文章に「もやもや」。

こんなとき、どのような対応をしていますか?

「イライラ」や「もやもや」を放置してはいませんか?

チャットやメールでのコミュニケーションでは、「一連のやり取りの中で、双方の感じ方がまったく違う」ことがよくあります。

読み手をイライラ、もやもやさせていることに気づかず、

「自分は正しく伝えた」

「自分は好意的に伝えた」

「自分の文章が人を不快にさせるはずはない」

と思い込んでいる書き手もいます。

ひとたびすれ違いが起こると、信頼関係を回復するのには時間がかかってしまいます。

こうしたコミュニケーションミスを防ぐのが、文章における「相手への配慮」です。

スムーズにやり取りを進められているときは、意識しなくてもお互いに配慮しあえています。

しかし、テキストコミュニケーション(文章によるコミュニケーション)が増え、お互いに顔を合わせる機会が減ると、対面でのコミュニケーションとは異なる配慮が必要です。

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