仕事のできない人はメールの文面に配慮がない 相手にわかりにくい言葉と誤字･脱字はご法度

ここでは、文章のプロの多くが実践している「テキストコミュニケーションのコツ」を2つ紹介します。

相手が難解に思わない言葉を選ぶ

まず1つ目は、「わかりやすい言葉」を選ぶことです。

わかりやすい言葉とは、

「中学生でもわかる言葉」「日常的に使われている言葉」「耳慣れた言葉」のことです。

中学生を目安にしている理由は、「中学校までは義務教育で、誰もが一定水準の教育を受けている」からです。

中学校までに習った言葉を使い、中学校までに習った知識があることを前提に文章を書けば、オンラインのやりとりでも、きちんと伝えることができます。

例えば、メールで次のような文章を送ったとします。

もしも相手がこれらの言葉の意味を知らず、一つひとつ調べなければいけなかった場合、大きなストレスを与えかねません。

語彙力のレベルは人それぞれであり、相手がどの程度、その単語になじみがあるかはわかりません。

これは極端な例ですが、気づかないうちに、「わかりにくい文章」を書いている可能性があります。

わかりやすい文章を書くには、

「自分が知っているからといって、相手が知っているとは限らない」

という前提に立つことが大切です。

メールやチャットに限らず、提案書や報告書をつくる場合も共通です。

2つ目は、「文章は必ず推敲する」ことです。

推敲とは、書き終わった後に、よりよい文章になるように、練り直すことです。

推敲の目的はおもに4つです。