「稟議書」が中々通らない人の致命的な6欠点

年100本稟議書を通した男が「通る秘訣」伝授

契約締結や物品購入に不可欠な稟議書。若手社員もこれから多くの稟議書を作成することになるが、そのコツとは?(写真:uusan / PIXTA)

ある程度の規模の会社に入ると、若手社員でも「稟議書(りんぎしょ)」を作成することになる。

稟議書とは、新規取引先との契約や高額な物品の購入、人材の採用など、個人や直属の管理職である課長の決裁権限を超えるような案件に関して、上司などの許可を得るための書類。会社の規模にもよるが、役員や事業部長など、数人~十数人の上位役職者がチェックする。会社によっては、「起案書」や「決裁書」といわれていることもある。

「通らない稟議書」の特徴とは?

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文書を作成して、回覧するケースが多いが、電子文書でやりとりしたり、社内のイントラネットに組み込んだりする会社も増えてきている。

稟議書が必要な案件は、言い換えれば、失敗すると会社に小さくない損失が発生するということ。当然、上司などは、シビアに稟議書をチェックする。稟議が通らなければ、その後の仕事の予定が大きく狂うことになる。

「素早く確実に稟議書を通せるようにならないと、多くの仕事をこなせず、成果も挙げられません。若いうちから稟議書を通すノウハウを身に付けたほうがいいですよ」と話すのは、企業研修やコンサルティングを手がけるシナプスのチーフコンサルタント・海老原一司氏。かつてIT企業で新規事業を手がけていた時、年間100本の稟議書を通していたという強者だ。

そんな海老原氏や現役ビジネスパーソンへの取材を元に、「若い社員がやりがちな『通らない稟議書』の特徴」をまとめた。6つの特徴を順に紹介しよう。

1. 必要な5つの項目が書かれていない

「部下が『集客用資料追加発注、10000部、〇〇円』しか書いていない稟議書を出してきた。さすがにこれはないだろう、と突き返した」(流通・40歳)

これは極端な例だが、若手社員の稟議書は「必要な項目がモレていること」が非常に多いという。海老原氏は、稟議書に共通する必要な項目は次の5つだという。

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