｢心配性｣が仕事における最大のムダである トヨタの人はどんどん｢捨てている｣

定期的に捨てるサイクルについては、メールを事例にご説明します。受信トレーに山のように入っているメールをいったん整理したとしても、数日後には同じ状態になってしまいます。たとえばいったん受信トレーを整理した後に、次のように4つのトレーに分けるのも一手です。

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図のように4つのトレーに分類する

恐らくは後々不要なメールでもすぐに削除するのは気が引けるという感情を、「一時保管」フォルダで期間限定で引き受けます。また、業務別フォルダは、仕事の内容に応じて複数種類作成するとよいでしょう。

ここでのポイントの1つ目は、自動振分けの機能を使わずに自分の判断で分けること。自動振分け機能を使うと、本来不要なメールまでが保管対象となってしまうからです。2つ目は、一時保管フォルダには2カ月等の期間を設け、それが過ぎたら感情を交えずに機械的に削除すること。本当に保管が必要なメールは、受信した段階で業務別フォルダに振り分けているからです。

しくみをつくるまでは少々骨が折れるかもしれませんが、いったん作ってしまえば非常に後が楽です。改善は楽に成果をあげるためのもの。皆さんも是非、楽をするために今だけ頑張ってみてください。