｢心配性｣が仕事における最大のムダである トヨタの人はどんどん｢捨てている｣

第1ステップでは、今ある「いらないもの」を捨てます。一気に広範囲をやろうとすると挫折するので、比較的狭い範囲で、自分だけでコントロール可能な場所から始めてください。

オフィスであれば自分の机の引出し、家庭であれば自分のクローゼットがいいでしょう。壊れている・デザインや機能が古すぎる物は捨てます。黒のボールペンが3個あるなど同種類で複数個数あるものは、オフィスであれば備品管理部署に戻します。また、のりやパンチなど使用頻度が低いものは、部署内等で共有しましょう。

「思い出の品」には心理作戦

ここで即断が難しいのが、「いつか使う物」や「思い出の品」です。前者であれば、これから3カ月使用しなければ捨てるなどの期限を設けるのもひとつです。後者は保管場所を強制的に減らしてそこを保管量の上限にして、量をコントロールするのもいいですし、気持ちが新たになる年度変わりのタイミングや新しい功績を残せたタイミングで捨ててしまうのもよいでしょう。

「思い出の品」を捨てると、「思い出」まで失ってしまうような気持ちになるものです。「思い出の品」心理的要素が高いので、自分で自分を説得する何かのきっかけを作ることがポイントとなります。

第2ステップでは、いったんスリム化したものがリバウンドしないような仕組みを作ります。具体的には、物の入り口部分を厳しくする、定期的に捨てるサイクルを作る、の2つです。

入口部分では、必要以上のものを持たないしくみをつくります。オフィスの備品であれば、必要になったタイミングで物を購入するために簡単なかんばんを導入するのもよいでしょう。

かんばんの例

製造現場では厳密なかんばんの運用がされていますが、オフィスであればもっと簡易な内容で十分。手始めに、ある程度定期的に消費されるもので運用してみましょう。

たとえばコピー用紙。発注から到着までが1日であれば、1日分＋αの在庫量の場所にかんばんを挟んでおき、そのコピー用紙を使った人が発注担当部署にそのかんばんを持参します。発注部署ではそのかんばんを受け取って初めて、発注作業を行います。このようにすれば、必要以上の在庫をもつことはなくなります。