日本人の「不満」が伝わらない最大の理由

60日集中特訓!ビジネス英語術 第14回

不満や苦情はきちんとポイントを押させて伝えましょう!(naka/PIXTA)

日本人は苦情のメールが得意でないということをしばしば耳にします。遠慮し過ぎていて何が悪かったのかが明確でなかったり、苦情内容が客観的でなく感情的に書かれていたり・・・。

たとえば、相手のサービスに不満がある場合。ついこんな風に書いてしまいますよね。

I’m afraid we aren’t happy with your service. I hope you will improve it.
残念ながら御社のサービスに満足しておりません。サービス向上を期待しております。

 直接的な言い方を避けたい日本人らしい表現ですが、これでは相手にサービスのどの点が不満なのか伝わりません。具体的にどこが不満なのかを述べる必要があります。

I’m very disappointed by your customer service representative’s poor support.
御社のカスタマーサービス担当者の対応の悪さにとても失望しております。

上手に苦情を伝えるコツ

苦情を伝える際のポイントは、事実を端的に伝えること。そのうえで、相手に対して求める対応を書くことが大事です。

This is in regards to invoice No.3345. The quantity delivered doesn’t correspond with our order.
請求書番号3345の件ですが、配達された商品の数量が、注文と合いません。

in(with) regard to~ 「~に関しては」もビジネスではよく使う熟語で知っておくと便利です。

What do you have to say in regard to that matter?
その問題に関して何かご意見がおありでしょうか?
 
相手に対する要求の例
Could you send the rest of the order tomorrow?
明日不足分を送って下さいますか。
Would it be possible to replace these items immediately?
すぐに代わりの品と取り替えていただくことは可能でしょうか。
Please let me know when you might be able to ship the rest of the order.
不足分をいつお送りいただけるかお知らせ下さい。

 

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