失礼な来客対応する｢ダメ社員｣が知らないNG表現 お客様にとってはその人が｢会社の顔｣になる

細心の注意を払いたい来客の取り次ぎ。「この会社なら安心」と思われる、来客対応の仕方を伝授します（写真：yosan／PIXTA）

来客を取り次ぐときは責任を持って

昨今では、受付担当者のいない会社は珍しくありません。来客が、入り口にある内線で担当部署に連絡して相手を呼び出すケースのほうが、多いくらいではないでしょうか。

その場合、一般の社員が来客対応をしなくてはなりません。つまり、お客様にとってはその社員が「会社の顔」になるわけで、対応には細心の注意を払うべきです。

来客の予定については社内で共有しておくのが基本ですが、すべての予定を共有しきれていないケースもあると思います。訪ねてきた人がアポイントを取っているのか、あるいはアポなしで訪れたのかわからないときには、相手に確認するしかありません。

ですが、「お約束はいただいておりますでしょうか？」と聞くのは、状況によっては失礼にあたります。アポイントを取って訪問した人なら「当然でしょう」と思うでしょうし、ニュアンスによっては問いただされているように感じるかもしれません。

アポイントの有無を尋ねるのではなく、あくまでアポイントは取っている前提で、その時間を聞くという形にします。

「失礼ですが、何時のお約束をいただいておりますでしょうか？」

これなら、アポイントを取っている人は「○時です」と答えるでしょうし、アポイントを取っていない人なら「いえ、時間の約束はしていないのですが……」と答えてくれるでしょう。