いまさら聞けない｢棚卸し作業｣のキホン 在庫や備品数を確認するだけが目的ではない

実際の作業については、2人1組で実施することが原則だ。1人が数えて、もうひとりがその数をかきとめる。数え方や表記の仕方は会社によってルールがある。そのルールに従って棚卸しをしているのか、チェックするのが立会人だ。立会人は本社の経理などが担当することが多い。

「私的な郵便物にも使っているのか、切手が帳簿より不自然なほど足りなくて驚いた」（事務職・48歳）、「面倒な棚卸し作業に立候補する人がいて、みんなが不思議がっていたら、横流しをしていた。自分で数えてごまかそうとしていたんだね」（専門商社・30歳）、「新人の頃、1週間のうちに大量の仕入れ伝票と返品伝票をつくらされた。今、考えると、取引先メーカーの粉飾の片棒を担がされていたと思う」（流通・45歳）

在庫は不正の温床だからこそ棚卸しが重要

「在庫や備品はいろいろな操作に使いやすい。在庫を水増しすれば、利益を過大に見せることができる。また、従業員の誰かが横流しをしているケースは、決して珍しくない。このように在庫は不正の温床になりやすいから、公認会計士が立ち会うわけです」（大野氏）

公認会計士に見つからないように、公認会計士のチェックのスケジュールに合わせて、在庫の隠し場所を次々に移動させるといった悪質なケースもある。

このように棚卸しには、さまざまな問題が隠されている場合もある。

最後に、はじめて棚卸しをする若手社員のために、棚卸しのポイントを伝えておこう。

棚卸しは、自社にどんな製品や資産があるのか見学する、絶好のチャンスでもある。漫然と数えれば単純作業だが、「どうしてこんなに在庫があるのか？」「かなり古そうな機材だな」などと考えながら数えていると、仕事の基礎力がアップしていく有意義な時間になるだろう。退屈だと思っていた棚卸しが知的作業に変わるはずだ。