トヨタのブルーカラーの仕事が超絶速いワケ ホワイトカラーの仕事は実はまだ遅い？

「ムダな動き」には、「モノを探す」動きも挙げられます。ビジネスパーソンが1年間に「モノを探す」のに使う時間をご存じですか？ ここでいう「モノ」とは、文房具などの物理的なもののほか、PC上のファイルやメールなどカタチのないモノも含まれますが、あるデータでは、平均でなんと「150時間」にのぼるという数字が出ているのです。

1日8時間、月20日働いている人であれば、およそ1カ月分の労働時間を「探し物」に使っているというわけです。これはなんというムダでしょう。

「モノを探すな、モノを取れ」

トヨタには昔から「モノを探すな、モノを取れ」という言葉があります。これは、探し物にかかる時間を「減らす」のではなく、完全にゼロにして「モノが必要になったら一瞬で取り出せるようにせよ」ということです。

そのためには、デスクに書類が山積みになっている人、何がどこにあるのかわからなくなっている人は、まず「捨てる」ことからはじめましょう。一般的に、ビジネスパーソンのデスクの上に置かれている書類の半分以上は、捨てても問題ないと言われています。

とはいえ、なかなか捨てられない、という人のために、ひとつの方法として、製造業の現場でよく使われている「一時保管場所」を作る方法をお伝えします。

まず、机の脇や足元に小さなダンボールを置くなどしてモノの「一時保管場所」を決め、捨てるかどうか判断が難しい書類は、この一時保管場所に置いておくようにします。そして、「毎週月曜日の朝イチ」など定期的に見直して、一度も使わなかった書類を捨てていくのです。この一時保管場所には、「黒インクだけがなくなった三色ボールペン」といった「モノ」を入れてもかまいません。

最初は「本当に捨てても大丈夫かな……」と不安になるでしょうが、思い切って捨ててみると、「捨てなければよかった」ということはほとんどないことに気づくでしょう。仮に、そのようなことがあったとしても、必ず何らかの方法で解決できます。

この事実に気づくことができれば、そのうち「一時保管所」を使わなくてもどんどん書類を捨てることができるようになるでしょう。

それでも「どうしても捨てる判断が難しい」という書類は、デジタルデータ化してフォルダに保存することをオススメします。まず、机の上に不要な書類が1枚もない状態を作り出しましょう。