ダラダラと長引く会議に圧倒的に欠けてる視点

アメリカでは出席する人も絞って効率化する

会議がいつまでも続いてしまうこと、ありませんか?(写真:avebreakmedia /PIXTA)
会議がいつまでも続いてなかなか終わらない。自分の業務に直接関係なくても参加している。そんな経験はありませんか? スタンフォード大学医学部精神科教授の西野精治氏は自著『スタンフォード式 お金と人材が集まる仕事術』の中で、同大学では会議を最大でも1時間で終わらせている、と言います。その理由はどこにあるのでしょうか。

アメリカでは会議の始まりの時間と終わりの時間がきっちりと決まっています。たとえば朝10時に開始して11時終了という1時間の会議で、アジェンダが4つあるなら、「1アジェンダにつき15分」と単純に割り振ることができます。

「ややこしいアジェンダAに30分かけて、残る3つは10分ずつで簡潔に終えよう」というやり方もあるでしょう。終了時間とアジェンダがクリアになっていると、時間配分ができるということなのです。

たいがい、時間配分を含めて会議の采配がうまい人がファシリテーターを務めますが、全員に「時間内に全て話し合い、結論を出す」という共通認識があるかないかで結果は変わってきます。

「時間に制限がある」という意識を持たないまま、途中で関係のない話をグダグダする人は論外ですし、会議の冒頭に世間話をするなどありえないことです。

「時間に制限がある」という意識を持つこと

仮にそんな人がいたなら、貴重な時間を無駄にしないでくれと非難され、相手にされません。みんなが集中してこそ時間の節約が可能となりますし、時間内に結論を出すのは、会議に参加する全員の責任でもあるのです。

時には議論が白熱して「アジェンダが4つあったのに3つまでしか話し合えなかった」ということもありますが、私の経験からしてそれはごく稀なこと。たいていは逆に予定より早く終わって、そのまま解散します。仮に議題が残ってもその日の会議はひとまず終了します。ほとんどの参加者がその後の予定を入れているからです。

そもそも集中して本気で議論するというのは、結構なエネルギーがいります。脳の集中力は年齢差、個人差はありますが15分程度が限度という報告もあります。

よく知られている報告では中学1年生を、1時間ぶっ通しで英語を学習する「60分学習」のグループと、休憩を挟みながら学習する「15分×3=45分学習」のグループに分けて比較したところ、後者のほうが明らかに学習成果が上がったというのです。

私見になりますが、職場でクリアな議論ができるのは、最長で1時間ぐらいではないでしょうか。いずれにしろ長時間の集中はストレスとなり、精神的、身体的に悪影響を及ぼすことは間違いないです。

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