ダラダラと長引く会議に圧倒的に欠けてる視点 アメリカでは出席する人も絞って効率化する

同じことは日本企業にも当てはまり、高校時代の友人で役職が高い人など、「毎日毎日、ひたすら会議ばかりだよ」とこぼします。限られた時間が、「なんとなく会議」で潰れていくのは生産性が低いとしか言いようがありません。私も日本の企業と会議をすることがありますが、行ってみないとアジェンダがわからないケースも多々あります。

「わざわざ時間をとって日本まで来たのに、あるいは、わざわざスタンフォードまで複数人で日本から訪問しているのに、なぜ会議前に主たる用件を言わないのだろう？」と不思議に思うことも多いです。

とりあえず長々と挨拶をしたり、本題とほとんど関係ない、昔のアメリカ留学のお話をされたり、ますます用件がわからなくなります。

本題は最後の数分で終わるか、「次回お会いした時にもう少し具体的なお話を」というパターンが珍しくありません。次回があるならそれでもよいですが、次回がなければそれこそ時間の無駄です。

柔軟に参加者を決めることで効率化を

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最初の会議はどうしても挨拶や自己紹介的な要素は免れないにしても、中には、ただ座っているだけでは申し訳ないと思うのか、あるいは自分の存在意義が脅かされると思うのか、毎回出席して的外れな発言や意味のない世間話を披露する人もいます。

その話が長いとなると、人畜無害ではなく時間泥棒でしょう。こうした会議が仕事になっているような「時間泥棒」は、あらかじめ会議から排除する。ポジションではなく、専門性や担当している業務で柔軟に会議の参加者を決める──。こうしたシンプルなルールを取り入れれば、会議の効率化はずいぶんと進むはずです。