仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

受け手の立場になって書くことが肝要です(写真:duiwoy/PIXTA)

「メールでいちばん大切なのは、ビジュアルです」

研修やセミナーでそう言うと、ほとんどの方が「エッ!?」という表情をされます。

実際、質疑応答で寄せられるのは、

「どうしたら文章力をつけることができますか?」

という問いが多いのです。みなさん、自分の文章力がイマイチだからうまくいかないのだと考えているのでしょう。

しかし、上手な文章なら読んでもらえるかと言えば、必ずしもそうではありません。

拙著『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』でも詳しく解説していますが、人が「読みたい」と感じるかどうかは、1行の文字数やスペースといった「視覚的な要素」に大きく影響されるからです。

読み取りの得手不得手は関係ない

私は本を読むのが好きで、1日1冊の読書を日課にしています。だから、活字を読むこと自体はそれほど苦になりません。

ところが、読むことに慣れている私でも、パッと見て文字だらけの本(改行が少なく行間が詰まっている)には抵抗を感じます。そして、実際に読んでみても、時間がかかります。それと同じことがメールにも起こるのです。

では、「読みづらいメール」とは、どのようなものかというと、

・1行の文字数が多い(30文字以上)
・空白の行がない
・改行がない
・文章が5行以上続く
・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

という特徴があります。

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