仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

例えば、書店で本を探していて、ある作家の作品が目にとまったとしましょう。

そのとき、「この人の文章、前に読んだけど……すごく癖があって読みづらかったなあ」という記憶が残っていれば、手に取らないのではないでしょうか。

ビジネスメールの場合も同様です。

メールの処理は業務の一部ですから、抵抗がある文章でも読まなくてはなりません。しかし、「差出人」の名前から「この人のメールは読みにくかった」「よく意味がわからなかった」という記憶がよみがえると、途端に読む気が薄れてしまう……。

メールは「見やすく」あるべき

それが、返信の遅れを招くことになるのです。メールの「見た目」もまた、仕事のスピードにダイレクトに影響を与えると言えるでしょう。

どれだけいい文章が書けるようになっても、相手に読んでもらえなければどうしようもありません。また、読んでもらえなければ、「返信」ももらえません。

だからこそ、ビジュアルを工夫することが大切なのです。

では、メールの「ビジュアル」をどう変えればいいのか。

具体的に説明していきましょう。

ブロック化・1行空きで本文を美しく整える

メールは「レイアウトを整える」ことで読みやすくなります。

レイアウトとは、メールの構成要素の配置です。各要素に関する詳細は後述しますが、まずは何をどう配置すれば読みやすくなるのか、ご説明しましょう。

「読みやすいメール」はパッと見た印象として、文字と空き(スペース)がバランスよく配置されています。

空きは、改行、1行空き、箇条書きによってつくり出されています。

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