仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

開いた瞬間、文字がギュッと詰まっているようなメールは、直感的に「読みにくい」と感じます。

「読みにくい」ということは、メールを開いたときの画面に反発を感じる(読む気が失せる)ということ。こうなると、よほど特別なメールでなければ、後まわしにされてしまいます。

「そうはいっても、仕事上のやりとりなら、多少読みづらくても最後まで読んでもらえるのでは?」

そう思われるかもしれません。

確かに、どうしても読まなければならないメールなら、受け手は我慢して目を通すでしょう。ただ、この時点で、受け手の送り手に対する印象は最悪になります。

印象の悪化だけでなく、仕事に支障が出る可能性も

いや、それだけならまだいいでしょう。

メールの読みにくさは、理解度にも影響を及ぼすのです。

読みにくいメールは、読み間違いを誘発します。その結果、正しく伝わらなかったり、こちらが望む処理をしてもらえなかったりします。そうなると、もう一度働きかけをしなければならないので、二度手間になってしまう……。

これでは仕事は進みません。

読みにくいメールを送っていると、相手の中で優先順位を下げられてしまいます。

優先順位が下がれば、結果的に仕事が滞ってしまう。

仕事が速い人はこの点を危惧しているので、メールの見た目(レイアウト)に人一倍気を遣うのです。とくに初対面の人にメールを書くときには、そのメールがあなたの印象を決めることになるので要注意です。

メールに限ったことではありませんが、文章を「読める」「読みたい」と感じるかどうかは、過去にそれと同種の文章が読めたかどうかによります。

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