仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

文章を読みやすくするコツは、20~30文字程度で改行すること。そして、文章のまとまりごとに「ブロック(文章の塊)」をつくることです。
この場合のブロックは、段落のようなものだと考えてください。

ブロックは5行以内でまとめられると理想的。もし5行に収まらなければ、できるだけ短くしてみてください。

ブロックとブロックの間には、1行分の空きを入れましょう。

ここで注意したいのは、一文ごとに空きを入れないこと。

よく、ブログなどで一文ごとに空きが入っているケースがありますが、メールとブログは違います。一文ごとに空いていると、文単体では読みやすい反面、文と文の関連がつかみにくく、間延びした印象を与えます。

そもそも、1行空きを入れてブロックをつくるのは、なぜでしょうか。

もちろん、読みやすくすることが最大の理由ですが、もうひとつの理由は、ブロックをつくると本題がつかみやすくなり、読み飛ばしてもいい箇所の判断がつきやすくなるからです。要するに、重要な箇所が視覚的にわかるようになるのです。

見やすければ要点がすぐ探せる

また、メールは、じっくり丁寧に読むというより速読することが多いのではないでしょうか。

速読ではキーワードを拾いながら斜め読みをします。このとき、ブロックが分かれていれば、書き手の意図、つまりしっかり読んでほしい箇所と、斜め読みで構わない箇所を伝えることができます。これなら、読む側も拾い読みが楽になるでしょう。

ブロックの分割は、送り手と受け手、両方にとって便利なのです。

なお、情報をブロックごとにまとめるときには、コツがあります。

それは「関連する情報を近くに置く」ということ。

例えばセミナー参加者への通知であれば、日時、会場の住所などと合わせて電話番号を載せるでしょう。

このとき、当日の緊急連絡先(連絡方法)も近くに記しておきます。
そうすれば、当日遅刻しそうになった参加者がこのメールを見返しても、すぐに連絡先を探すことができるのではないでしょうか。

これが、最後のブロックに、「なお、緊急の際のご連絡は……」などと書いてあると、焦っている状況では、見逃したり、見つけづらかったりしてイライラするものです。

相手からの素早いレスポンスを引き出すメールとそうでないメールの差は、こうした細かい部分にこそ現れるのです。

「ビジュアル」という観点では、「漢字」の使い方にも注意が必要です。

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