「金曜日に送るメール」に注意が必要なワケ

相手を怒らせる文面には「法則」がある

何げなく送っていたメールが、実は相手の怒りを買ってしまっていた?(写真:baona/iStock)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャⓇ」の大野萌子です。

何気ないメールでのやり取りのはずが、相手を怒らせてしまったり、自分が憤ったりすることがあると思います。怒りを覚えるメールにはいくつか特徴があるので、お伝えしたいと思います。

怒らせるメール、3つのポイント

怒りポイント①「先日もお伝えしましたが」

何か問い合わせや確認をしたとき、回答の冒頭に、「先日もお伝えしましたが(お伝えした通り)、○○となっております」という文面のメールを受け取り、腹が立ったことのある方は少なくないと思います。

「先日もお伝えしましたが」には、「この前言ったよね? わからなかったの? 確認してないの?」という無言の圧力を感じ取るからです。

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理解できなかった(見落としていた)こちらに非があったとしても、何度も頻繁に同じことを尋ねているのでなければ、よい思いを抱くことはありません。

自分の不注意であっても、相手から指摘されることに関してはネガティブな感情を持ちやすいものです。特に相手が顧客や目上の人の場合、トラブルを招く可能性もあるので、慎重に対応したいところです。

回答する側にも心情があり、忙しいなかで回答を返信する際に「この前言ったのに」「伝えたはずなのに」というイライラ感や、マイナス感情が芽生え、そのように書きたくなってしまう気持ちは理解できます。

しかし、ここはあえて「(お伝えの仕方が)言葉足らずで」もしくは「わかりづらくて失礼しました」といった表現のほうが相手の気持ちを逆なですることなく、先日伝えていることを表現できます。

すると受け取り側も、「あ、確認してなかった、ごめん」という気持ちになり、怒りに発展することを避けられます。

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