メールで忙しい人に教えたい「読まない勇気」

森川亮「返事を書くのは大体10秒以内」

森川亮氏はメールを処理するときのマイルールがいくつかあるという(撮影:今井康一)
うっかりすると仕事時間の大半を占めてしまうメール。返信しても返信しても終わらなくて、結局ほかのやるべき仕事が終わらない、ということもあるのではないでしょうか。
仕事のスピードと効率化について常に試行錯誤し、そのやり方を『すべての仕事は10分で終わる』で紹介している森川亮氏に、その対処法を紹介してもらいます。

メールの処理速度を上げるには?

何かと時間がとられ、しかも実際にどれだけ時間を割いているのか把握しづらいのがメール処理。仕事のスピードを上げたいなら真っ先にメスを入れたい領域です。メールを処理するときのマイルールがいくつかあるので、紹介しましょう。

・メールは移動中か会議中

仕事中にメールを追っているときりがない、というのは皆さんも感じるところだと思います。私はメールをする時間を決めています。基本的には、移動中。そして、大事ではない会議中です。ちなみに私は、メンバーが会議中に別のメールをしていても、結果をきちんと出していれば、なんとも思いません。

・すべてを読まない

私が1日に受信するメールは300件くらい。これ以外にもチャットで50件くらいメッセージを受けるので、すべてを読む暇がありません。ですから私は受信した段階で送信者とタイトルと最初の数行のプレビューで、読むか読まないかという判断を瞬間的に行うようにしています。

そしてこれは読むべきだと思ったメールは一旦開きます。すると色が変わるので、それを後で、まとめて読むようにしています。ちなみにここで読まなかったメールの一部は、念のために週末に目を通します。

おそらく真面目な性格の人はメールがくるたびに全部読むのでしょう。情報量が多い時代にすべてを読んでいると、それだけで1日が足りないので、「読まない勇気」を持つことは大事だと思います。実際には、全部読まなくても、想定して返信して間に合うことだってあるわけです。

そもそもメールでくる情報というのは質問か、提案か、情報のシェアかのいずれかで、このうちの情報のシェアについてはあえて忙しい日中に読む必要はないでしょう。行き帰りの電車の中や週末に読めばいいと思っています。

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