仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

箇条書きにするのは、情報を相手の記憶に残りやすくするためでもあります。

箇条書きは、短く簡潔に要点が整理されているので、重要な部分だけを記憶してもらえます。さらに、箇条書きなら、要点を特定しやすいので早く確認できるという利点もあります。

説明が長くなりがちな要項を短く伝える

もっとも、このあたりは基本的なスキルなので、「そんなの、普通にやってるよ」という人も多いかもしれません。

しかし、仕事の速い人は、箇条書きを駆使する中で、何を箇条書きにしたら効果的なのかという点も考えています。

・交渉時に相手に提示する条件(できること/できないこと)
・(クレームをつけられたときに)自社が対応可能な事柄
・社内調整が必要な案件で他部署に協力してほしいこと

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といった、文章で伝えると情報が増えてかえってわかりにくくなることや、誤解を招きそうなことをあえて箇条書きにしています。

こうすることで、伝えたい内容を受け手に負担をかけずに伝え、トラブルを回避しているのでしょう。

相手に意図しない解釈をされるときは、実は書き方に問題があるということが少なからずあります。その点、解釈のズレを防ぐのに、箇条書きは大いに役に立つのです。

このように、見た目に配慮して情報を整理すれば、相手の理解度も自然と高くなるでしょう。とにかく、メールは見た目が重要なのです。

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