仕事がダメな人はメールの文面もイケてない

「見た目」の読みやすさを意識していますか

手書きならひらがなで書くような表現を、ビジネスメールになると、

「有難う御座います」

「宜しくお願い致します」

「御対応頂けますでしょうか」

と漢字を多用する人がいますが、あまり効果的だとは言えません。

漢字が多用されていると読みづらくなり、見た瞬間にブロック全体が”黒っぽく”なります。人によっては、それだけで読む気が失せてしまうでしょう。

過剰に漢字を使う必要はありません。ひらがなと漢字をバランスよく使い、見た目の読みやすさを意識してください。

箇条書きで相手の理解度をアップさせる

メールの本文中に日時や場所、住所や連絡先といった情報が出てくる場合は、それらを項目ごとに箇条書きにします。各項目のアタマに「・」「■」「●」などの記号を使うと、さらに目にとまりやすくなり、見落としを防ぐことができます。

箇条書きにする最大の理由は、スッキリ見せられるから。

重要な点がコンパクトにまとまるので、どこに注意して読めばいいのか、よくわかります。また、要点がつかみやすくなるので、誤解も生じません。

目にとまりやすい=要点が伝わりやすい

文章にすると長くなる記述も、箇条書きにすれば情報が絞り込まれるため、理解するまでの時間が短くなります。時間をかけずに理解できるというメリットは、すぐに返事をもらえることにもつながるのです。

また、箇条書きには、入力が少なくて済むというメリットもあります。これはメールの作成スピードを上げることにもつながるでしょう。

ちなみに、「アイトラッカー」という、人間の視線の動きを追跡できる装置を使うと、箇条書きのない読みづらいメールでは、視線が上から下まで移動して、再び上に戻ったり、同じ部分を何度も注視したりと視線が定まりません。

箇条書きでないと、どこが重要な点なのかがわからず、全体をじっくり読みながら要点を探ることになるからです。

それに対し、箇条書きで書かれた読みやすいメールでは、箇条書きの部分に視線が固定されることがわかります。要点をつかみ、集中して理解していることが読み取れるのです。箇条書きは、それだけメールを読む側の負担が少ないということでしょう。

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