「エクセルの達人」が実践する7つの超基本機能  ちょっとした操作なのに、作業効率が爆上がり 

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表示形式で利用できるショートカットは「数値」(桁区切りカンマが付く)、「日付」(西暦の日付に変換)、「通貨」(通貨記号+桁区切り)、「%」(100分率で表示)、「標準」(素の状態に戻す)の5種類。

それぞれ「Control」+「Shift」+「1」、「Control」+「Shift」+「3」、「Control」+「Shift」+「4」、「Control」+「Shift」+「5」、「Control」+「Shift」+「^」のキーコンビネーションが割り当てられています(ちなみに「Control」+「Shift」+「2」は、別の機能が割り当てられているので使いません)。

「Control」キーと「Shift」キーはキーボード左側に縦に並んでいるので、これを左手の親指などで一度に押して、右手で数字キーを押すようにするといいでしょう。なお、テンキーの「0」~「9」はショートカットキーでは使用できません。その他の記号類については使用可能ですが、数字については必ず文字キー側の数字キーを押すようにしましょう。

ショートカットの覚え方としては、「4」キーは「$」マークが描かれているので「通貨」、「5」キーは「%」マークが描かれているので「%」と、それぞれ関連するマークがあり、推測しやすいので覚えやすいです。また「3」キーの「#」マークはカレンダーっぽく見える、と覚えてみてはいかがでしょうか。

実践では「数値」や「通貨」を使うケースが多いと思われますが、わからなくなったときは一度すべてのセルを選択(「Control」+「A」)して「Control」+「Shift」+「^」で標準形式に戻し、あらためて設定し直すといいでしょう。

3.フォントや文字サイズなど「書式だけ」を瞬時にコピー

Excelで作表する際に、各行の見出しなど、同じ書式を割り当てたいセルが複数あるケースがしばしば現れます。しかし、いちいちセルを選択してセルの書式設定ウィンドウ(「Control」+「1」)を表示し、手動で設定するのは効率的ではありませんし、思わぬミスが発生することもあります。

こんなときに便利なのが「セルの書式だけをコピー&ペースト」する方法です。通常のコピー&ペーストでは、セルの値も含めてすべてコピーしてしまいますが、書式だけをペーストすれば、ペースト先のセルの値を変更することなく、書式だけをコピー元に合わせることができます。元のセルを丸ごとペーストして、値を書き換えて……という手間が省けるので、作業効率が格段に高まるわけです。

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