オンライン会議を制する人が実践する工夫4つ リアルと同じ生産性には「できる限り顔出し」

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ファシリテーターがするべきこと、参加者と共有しておきたいことなどのポイントをご紹介します(写真:USSIE/PIXTA)
新型コロナウイルスによる影響もあり格段に増えたオンライン会議。これまでの対面の会議に比べて、反応が捉えにくく、いまだに慣れない……という声も多く聞かれる。オンライン会議において、無駄を省き生産性を上げるためにはどうすればいいか? プロファシリテーターであり『ゼロから学べる! ファシリテーション超技術』の著者でもある園部浩司氏に、オンライン会議を行ううえでファシリテーターがするべきこと、参加者と共有しておきたいことなどのポイントを教えてもらった。

オンライン会議における4つのポイント

テレワークが一気に加速している昨今、オンラインでの会議が激増しているという人も多いでしょう。

私も、新型コロナウイルス感染拡大防止による自粛が始まってからは、ほぼすべての仕事が延期となり、数名から100名近い参加者まで、さまざまな規模のオンライン会議や研修を実施するようになりました。

ここでは、私がこれまで培ってきたリアルの会議のスキルをもとに、オンライン会議でリアルと同じ生産性を出せる方法をご紹介していきましょう。

会議を主催するファシリテーターとして、オンライン会議の場合はリアルの会議以上に気配りが必要となります。ポイントは次の4つです。

1 主催者/ファシリテーターは通信環境を万全にしておく(カメラ・マイク)
2 開始5分前にはログインし、余裕を持って参加者を迎える
3 事前もしくは会議開始時に参加者の環境/操作確認を丁寧に行う
4 オンライン会議のルールを作成し周知する

ファシリテーターとして、オンライン会議ではリアルの会議に加えて多くの課題が加わることになります。

さらにツールを操作するという大きな負荷がかかってきます。

実際にやってみるとわかるのですが、操作しながらファシリテーションするのは慣れが必要になります。人数が多い場合はさらに大変です。

リアルの会議では、ファシリテーターと参加者だけでしたが、オンライン会議で少し複雑なファシリテーションを行う場合は、ツールを操作する人を別に立てるのも1つの手だと思います。

ファシリテーションに慣れている人も、オンライン会議での実践はなかなか難しいかもしれませんが、学んできたこと、リアルで実践してきたことに自信を持ってトライしてみましょう。リアルでの学びや経験は必ずオンライン会議でも生きてくるはずです。

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