オンライン会議を制する人が実践する工夫4つ リアルと同じ生産性には｢できる限り顔出し｣

ツールによっては「いいね！」や「拍手」を表現するアイコンが用意されています。また、チャットなどに書き込んでもいいと思います。積極的に活用しましょう。

このように反応を伝えることを全員で意識・実行することを「ルール」にするといいと思います。1人だけやっていると恥ずかしいかもしれませんが、ルールとなると各自実践しやすいものです。ファシリテーターとして、会議の冒頭で少し時間を取ってでも、説明するといいでしょう。

ファシリテーターが積極的にこれらのことを実施するのは言うまでもありませんが、これまで以上に一人ひとりがコミュニケーション力を高める必要があります。

リアル会議以上にテンポよく進行する

このほかに、オンライン会議の課題についてその他の解決策や工夫するポイントをお伝えしましょう。

「落ちた！」。再度ログインして、少ししてまた「落ちた！」。

参加者の中にこのような状態の人がいたら気になって会議どころではありません。これまでオンライン会議でも会社の支店間等、比較的ネットワーク環境が良いところであれば問題ありませんでしたが、テレワークでは個人のWi-Fi 環境に左右されてしまうことが現状だと思います。

快適にオンライン会議を行うには、ネットワーク環境の強化が最優先です。私が複数のオンライン会議のサービスを使用してみたところ、サービスによっては通信負荷の高いものもあり、ネットワーク環境の高い人としか会話が成立しませんでした。また、マンションなどの共有Wi-Fi の場合、利用者が多い時間帯などは不安定になることもあります。

月額数千円のコストはかかってしまいますが、投資を惜しまずに自宅でのWi-Fi 環境を整えることが重要です。

会議ではテンポが大事で、会話もリズムが乱れるとイマイチ盛り上がりに欠けてしまいますが、オンライン会議では話し出すタイミングが取りにくいものです。

ここは、ファシリテーターが積極的に進行管理します。リアルのときと同じように、順番に指名するようにしましょう。

ただし、オンラインの場合には、1画面におさまらない人数の場合、誰に発言してもらったかがわからなくなるため注意が必要です。リアルと違って、コロコロ画面の位置が変わりますし、自分と参加者が見ている画面での人の並びが同じとは限らないので「時計回りで1人ずつ話してください」といった方法も使えません。

こうした状況に陥らないためには、ファシリテーターは「参加者名簿」を手元に用意し、発言を促すときはその名簿を見ながら行うと、指名漏れやダブりを回避できます。

また、発言するときは挙手する、もしくはなんらかのアイコンでサインを出す等のルールを事前に決めておくのも、発言のコントロールをスムーズに行うコツです。

ファシリテーターは、リアルのとき以上に、テンポよく進行するように心がけましょう。