オンライン会議を制する人が実践する工夫4つ リアルと同じ生産性には｢できる限り顔出し｣

そもそも現状では、オンライン会議に大きな抵抗感を抱く人が多くいるのは否めません。理由としては「操作がよくわからない」「覚えるのが面倒」だという人が多いようです。

会議が始まってから、ログインできない、音が聞こえない、画面が見えないといった人がいると、その人の対応に時間を取られ多くの人の時間を無駄にしてしまいます。

こういったことがないよう、ファシリテーターは、会議前にできる限りの準備をしておきます。

私は、会議開始の時間15分前に「会議室」を開場し、操作に不慣れ、不安な方向けにレクチャーする時間を取るようにしています。画面オンオフ、マイクオンオフ、チャット機能、画面共有方法等、基本的なことを教えるだけで随分と違います。きちんと画面が映っているか、音が聞こえるか等通信環境の確認もします。ログインできない、などもよくあることですので、この時間でなるべく解消するようにします。

また、会議のオープニングでは念のため基本操作や通信環境の確認を全員と行います。アイスブレイク代わりに1人ずつ軽く話してもらいながら確認するのもいいでしょう。こういったことをある程度時間をとって対応することも当面は必要ではないかと思います。

意識的にこまめに「伸び」を

オンライン会議は最初慣れないこともあり、リアルな会議より疲れを感じることがあります。画面を注視することで、同じ姿勢になりやすいのも原因の1つかもしれません。

リアルな会議では1時間以上の会議でない限り休憩をとることはありませんが、オンラインではこまめに伸びを意識的にして、なるべくリラックスした状態をキープできるようにしましょう。ファシリテーターが「少し伸びしましょうか？」と声がけし、15分に1回程度軽く伸びを参加者全員でするように促したいものです。

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Sansan などデータで名刺管理するサービスを提供する会社が「オンライン上で名刺交換できるサービス」をリリースしています。初対面の場合、名刺をもらうと「お付き合いが始まるな！」という気持ちになるので、活用してみるといいかもしれません。

これからの時代、新型コロナウイルスが収束したとしても会議のオンライン化はますます進んでいくでしょうから、インターネットに不慣れだという人でもオンライン会議に慣れていく必要があります。ぜひ良質なオンライン会議を行うために、ここで挙げたポイントを参考になさってください。

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