仕事時間を減らす「効率化」の超基本ルール

紙を扱う際4つのポイントを意識するといい

仕事を効率化するうえで、基本となる「書類(紙、電子)」の扱い方について紹介します(写真:A stockphoto/iStock)

会社を辞めて独立し税理士業を始めた頃、とにかく忙しい毎日でした。1日16時間以上仕事をし、スタッフを雇って会社の規模を大きくしようと頑張っていました。

人を増やしたら人件費を稼ぐために顧客を増やしました。ですが、いつまでたっても一向に儲からないのです。会社や仕事の規模が大きくなると、出ていくお金も増えるため、利益が出なかったのです。おまけに、仕事は増える一方です。悩んだ末に一気に会社の規模を縮小する方向に舵を切りました。

それと同時に自分の仕事のやり方を大きく見直すことにしました。とにかくムダなコト(やらなくても問題ない仕事や人間関係など)を捨て、業務の効率化を徹底的に追求しました。

仕事時間を8割減にした

その結果、かつては1日16時間働いても間に合わなかったのが、今では1日のうちに実質3~4時間も働けば、十分に業務をこなせるようになりました。つまり、仕事時間を8割減らすことに成功したのです。さらに、かつてに比べて売り上げもそれほどは下がっていません。むしろ利益率は大幅に向上しました。どのようにして減らしたかは、拙著『1日の仕事を3時間で終わらせるダンドリ術』で詳しくまとめています。

ここでは、仕事を効率化するうえで、基本となるとともに、最も効果が出やすい「書類(紙、電子)」の扱い方について、紹介したいと思います。私は書類を扱う際は次の4つのルールを設けています。

1.「毎日捨てる」を習慣にする。そして、収納場所を設けない
2.読んだらすぐにスキャンして捨てる
3.プリントアウトとコピーを禁止する
4.あらゆる書類はA4 1枚にまとめる

順を追って説明していきます。

1.「毎日捨てる」「収納場所を設けない」

最近はペーパーレスを推進する企業がほとんどだと思いますが、デスクワークをしていると、どうしても書類がたまります。いくらペーパーレスを心がけていたとしても、印刷したほうがチェックしやすいですし、社内・社外の人から資料やら企画書などが届くため、自分が書類を作らなくても勝手に紙が増えていくでしょう。

そして油断していると、紙はどんどんたまってきます。うっかりそのまま机の上に積みっ放しにしてしまうと、気づいたときには机が書類の山になっています。こんな机では、集中して仕事をすることなどできませんし、おまけに必要なものを探し出すのにも時間がかかり、非効率です。

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