仕事時間を減らす｢効率化｣の超基本ルール 紙を扱う際4つのポイントを意識するといい

こんな状況にならないように、毎日時間を設けて書類を捨てるといいでしょう。また、書類を減らすには、毎日捨てるだけでなく、書類ケースや書類棚、引き出しなど収納できる場所をなくてしまえばいいのです。

そうすれば、書類やモノは自然と必要最小限の量になるはずです。収納できる場所があると「まあこれくらいならあっていいだろう」と思って、ついつい残してしまうでしょうから、そうならないようにモトから絶つのです。

2.読んだらすぐにスキャンして捨てる

あとで必要になる可能性がある重要な書類は、読んだらすぐにスキャンしてから、捨てることにしています。会議で配られた資料などはスキャンしてすぐに捨てるようにするといいでしょう。PDF化してクラウドに保存しておけば、パソコンやスマホでいつでも見られるのですから、紙として持っている意味はありません。

PDF化するときに重要になるのが、ファイル名のつけ方です。あとでそのファイルが必要になったときに検索しやすいように、法則性のある名前をつけるようにしましょう。

例えば「○○社営業書類20181118」などといった具合です。もし、すでに身の回りに書類がどっさりあるという方は、毎日少しずつスキャンして捨てるようにしましょう。……実は本当にお薦めしたいのは「読まないで、スキャンもしないで即捨てる」ということなのですが、「万が一」が怖いという方もいらっしゃると思うので、強くは言いません。

3.プリントアウトとコピーを禁止する

さて、これまでに挙げたこと以上に重要なことがあります。それは「紙を増やさない」ということです。

そもそも書類や資料の紙は、プリントアウトしたりコピーしたりしなければ発生しません。その発生源を絶つのです。ほとんどの方がこれまでの習慣から気軽にプリントアウトやコピーをしてしまいますが、それをやめれば紙が増えることはありません。

とはいえ、プリントアウトやコピーをやめることで、これまでとは仕事のやり方が変わることになります。まず、紙で読んでいた書類をPCやタブレット、スマホの画面上で読むことに慣れなければいけません。また、これまでプリントアウトしてチェックをしたり、書き込みをしていたりしたのをやめて、画面上で同じ作業ができるようにする必要があります。

最初はちょっともどかしいかもしれませんが、慣れればそちらのほうがラクだったりします。また、押印についても、最近は電子的なハンコで済ませられるケースも増えてきています。