｢仕事の段取りが悪い人｣ができていないキホン ｢ケンブリッジ式心理学｣の知見から学ぶ

その典型的なものがメールではないでしょうか。スマホであれば、「おは」と入力したら候補のところに「おはよう」「おはようございます」というものが表示されるので、それを選択すれば入力がラクです。

この便利な機能を使わずに、毎回1文字ずつ入力することには意味はありませんよね。私は仕事柄、日本語だけでなく英語でもメールを書く機会がありますが、どちらの言語においてもメールで使う言葉というのはある程度パターン化できるのではないでしょうか。

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「先日はありがとうございました」などの簡単な挨拶に始まって、要件を伝えて、締めの挨拶をして、それで終わりです。挨拶文や締めの文はたいてい決まっていますよね。毎回入力するのは時間とエネルギーがもったいないですから、常套句をパソコンやスマートフォンのユーザー辞書に短文登録しています。

「め」と入力して変換するだけで、「いつもお世話になっております」「ご無沙汰しております」「お手数ですが、ご検討ください」「今後とも、よろしくお願いいたします」 のような常套句が20ほど出てくるようになっているので、一発で入力できてしまいます。

力を抜けることは徹底的にパターン化する

メールのほとんどがハンバーガーのような構成ですから、バンズはパターンでこなして、メインパーツに力を入れる、ということはすぐにできるはずです。英語も同じように登録しておくことで、素早く常套句を引っ張り出せるので、メールに割く時間を一気に短縮できてしまいます。

マーケティングにおいて全体の2割である優良顧客が売上の8割を上げているという「パレートの法則」はビジネスではよく登場する言葉なので、今さら説明する必要もないかと思いますが、ある仕事の成果を左右するポイントは全体の2割にすぎないかもしれません。そこにエネルギーの8割を割くことが大きな成果を上げるためには必要で、残りの8割はこれまでにこなしてきた仕事から抽出したパターンやテンプレートなどの型でこなすことができるのではないでしょうか。

段取りを組むときには、どこに最も自分のアイデアやエネルギーを費やす必要があるかを徹底して考えましょう。そして力を抜いてパターンでこなせるものは、徹底してパターン化してしまいましょう。