文具会社の社員が密かに実践する「ノート術」 成果を上げるノートはこうやって作る

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コクヨ式、情報をシンプルにまとめる方法をお教えします(写真 :ojyouzu / PIXTA)
ノートの取り方には、100人いれば100通りのやり方があります。しかし、仕事で結果を出している人は、それぞれ書き方の「型」を持ち、シンプルに活用しているもの。日本でいちばんノートを売る会社の社員自ら実践する「100のノート技術」を、『たった1分ですっきりまとまる コクヨのシンプルノート術』で初公開したコクヨ。大量の情報をシンプルにまとめる方法について教えてもらいました。

あふれる情報を整理して、優先順位をつける

当社は、日本でいちばんノートを売る会社です。あるとき「じゃあコクヨの社員はどんなふうにノートを活用しているのか」、そんな疑問を寄せられたのをきっかけに、コクヨ社員のノートの書き方を調査してみました。すると、まず、ある傾向が浮かび上がってきました。

それは、「情報の順位づけ」を重要視して、自分なりのルールを決めている人が多い、ということです。色や記号を使ったり、書く位置を工夫したり、優先順位を表示するルールを決めて書いている人がたくさんいました。

たとえば、ある社員は、メモを記述するときには階層を意識し、ルール化しています。大項目は「■」のマーク、中項目は「-」、小項目は「・」、まとめは「→」のマークをつけるといった具合です。ちょっとしたルールですが、これを運用するだけで、断然、ノートが見やすくなります。

別の社員は、メモの優先順位を明確にして、「ToDoリスト」として活用しています。

ノートをとるときには、もちろん「記録する」ことも重要ですが、「後から見返す」ことも意識しています。

理想は、商談時にとったメモが、そのまま「ToDoリスト」になること。ですから、やるべきことに優先順位をつけて、その場でマーカー(ピンクは「優先順位・高/すぐやる!」、イエローは「優先順位・中/早めにやる!」など)や印など、わかりやすい目印を記入します。打ち合わせのメモが、即、「ToDoリスト」になる、というわけです。

「いかにメリハリをつけて書くか」ということは、ノートを活用していくうえで大きな鍵となります。

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