文具会社の社員が密かに実践する｢ノート術｣ 成果を上げるノートはこうやって作る

コクヨ式、情報をシンプルにまとめる方法をお教えします（写真 :ojyouzu / PIXTA）

あふれる情報を整理して、優先順位をつける

当社は、日本でいちばんノートを売る会社です。あるとき「じゃあコクヨの社員はどんなふうにノートを活用しているのか」、そんな疑問を寄せられたのをきっかけに、コクヨ社員のノートの書き方を調査してみました。すると、まず、ある傾向が浮かび上がってきました。

それは、「情報の順位づけ」を重要視して、自分なりのルールを決めている人が多い、ということです。色や記号を使ったり、書く位置を工夫したり、優先順位を表示するルールを決めて書いている人がたくさんいました。

たとえば、ある社員は、メモを記述するときには階層を意識し、ルール化しています。大項目は「■」のマーク、中項目は「－」、小項目は「・」、まとめは「→」のマークをつけるといった具合です。ちょっとしたルールですが、これを運用するだけで、断然、ノートが見やすくなります。

別の社員は、メモの優先順位を明確にして、「ToDoリスト」として活用しています。

ノートをとるときには、もちろん「記録する」ことも重要ですが、「後から見返す」ことも意識しています。

理想は、商談時にとったメモが、そのまま「ToDoリスト」になること。ですから、やるべきことに優先順位をつけて、その場でマーカー（ピンクは「優先順位・高／すぐやる！」、イエローは「優先順位・中／早めにやる！」など）や印など、わかりやすい目印を記入します。打ち合わせのメモが、即、「ToDoリスト」になる、というわけです。

「いかにメリハリをつけて書くか」ということは、ノートを活用していくうえで大きな鍵となります。