超速!英文メールは「型」を覚えるのが9割

もうパソコンの前でフリーズしない

知っておくと便利な英文メールの「型」についてお教えします!(写真 :kou / PIXTA)
英語でメールを書かなければならない! そんなとき「何から書き始めたらいいの?」「英語でどう書けばいい?」と、1通のメールを仕上げるのに、何十分もかかってしまう人も少なくないでしょう。英文メールのサンプルを見ても、表現を探すのに手間取ったり、使いたい表現が見つからなかったり……。
英文メールにまつわる「手間」を減らして仕事の効率を上げるには、よく使う表現の「型」を覚えてパターン化し、自分の中にインプット。それを組み合わせることで、より効率よく、伝わるメールを書けるようになります。
そこで今回は、『失礼のない表現を、パッと探して、すぐ書ける! 英文ビジネスメール モノの言い方辞典』の著書もある上野陽子さんに、知っておくと便利な英文メールの「型」について聞きました。

英文メールに必要な要素は、たった3つだけ

ご存じの方も多いと思いますが、ビジネス上の英文メールは「できるだけ簡潔に、ひと目で理解できる」ことが大切。そのために必要な要素は、たったの3つだけ。

①今の状態(起:今どうなのか)
②希望と対応(承:どうしたいか)
③解決方法の提示・確認・連絡のお願いなど(結:解決策の提示)

 

この3つの要素に従って英文を書いていけば、自然とシンプルでわかりやすいメールになるというわけです。例を見てみましょう。

① I haven’t received the draft of the agreement.
(同意書の草稿をまだ受け取っていません) ※起:今どうなのか
② I need it by Wednesday the 21st.
(21日水曜日までに必要です) ※承:どうしたいか
③ Would you make sure to send it by the 20th?
(20日までに送付をお願いします) ※結:解決策の提示

 

いかがでしょうか? 英語のビジネスメールでは、あいさつは書かないか、もしくはなるべく手短にして用件に入るのが基本。表現の「型」を上手に使って、上記のような起・承・結を組み合わせていけば、1行につき1分、全部で3分もあれば、メールが1通完成です。

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