｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点 参加者30人の会議でも建設的なものにできる

3つ目の要素は、「次回会議日程」です。振り返りメールを送るときには、次回日程について社内調整は済ませておきましょう。定例会であれば、数カ月先まで固定曜日時刻で予定をブロックしておくのが良いですが、そうでなければ、予定は早めに押さえておきましょう。目的ありきで会議参加者候補をピックアップすれば、〝声の掛け忘れ〟はないはずです。

遅刻は厳禁です。10分遅れられると、その人のために再度冒頭の説明をしなければなりません。全員が定刻で参加できるスケジューリングをしましょう。

ホワイトボードが議事録代わりにもなる

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4つ目の要素は、「ホワイトボード画像」です。ホワイトボードで会議成果を記録できるようになっていれば、ホワイトボードが議事録代わりにもなります。なお、ホワイトボードが上手い人は、議事録を書くのも上手い人です。ホワイトボードが上手くなれば、その後の「事後整理」の工程が楽になります。

振り返りメールの補足になるように、スマホで撮影した、ホワイトボード画像をメールに添付しましょう。その際、画像サイズは大きすぎないように注意です。送付時、適宜サイズを圧縮しましょう。

以上が振り返りメールの内容です。スピード重視で要点だけをメールで送ってしまうことに意味があります。会議翌日AMまでには、メールで参加者に送付しましょう。最遅でも翌日中には送付したいところです。慣れると、会議当日には仕上げられるようになります。