｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点 参加者30人の会議でも建設的なものにできる

20人で会議する場合は、5人×4グループに分けるとよいでしょう。グループメンバーに連帯感が生まれますし、5人程度の机がくっついていると作業スペースができますので、紙資料を広げて一緒に見ることもできます。また、全体から意見を引き出したいときは、グループ別に議論してもらい、その議論成果を発表してもらうこともできます。

私は、参加者30人ぐらいまでなら、会議を円滑に建設的に進める自信があります。

例えば、5人×6グループに分けて、提示した論点について、15分、各グループで意見を出し合ってもらいます。そして、時間が過ぎたら、1グループ2分で議論成果を発表してもらう。それに対して、他グループから質問を投げかけてもらい、発表グループに回答してもらう。その質疑応答でおよそ5分。そうすると、15分＋（2分＋5分）×6グループ＝57分、およそ1時間で全員と意見交換ができたということになるのです。

シンプルでいい！振り返りメール

（画像：『ファシリテーションの正攻法 論点思考×累計1万時間の実践知』より）

「成果共有」では、「振り返りメール」を送ることをオススメします。議事録は各社各部によってフォーマットが違うケースがあり、人によっても議事録の型というものは異なるでしょう。

例えば、コンサル業界の議事録は、Findings（議論における気づき）抽出と情報の構造化にこだわります。議事録をスピーディに書けるのならば、議事録を展開するほうがベターだと思いますが、議事録作成はとかく時間がかかりがちです。議事録作成が仕事になってしまうと本末転倒ですから、あまり時間をかけるのは賢明ではありません。

一方、今回紹介する「振り返りメール」は、必要最小限の内容をメールでさっさと展開してしまいましょう、というものです。メールだからPC以外でも読みやすい。そして、誰しもメールソフトは使っているはずなので、キーワード検索しやすい。さらに、転送してほかに展開しやすい。そんな利点を持っています。