｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点 参加者30人の会議でも建設的なものにできる

わざわざWordやExcelでフォーマルな議事録を書くことに時間を使うぐらいならば、メールで要点を書き、それを参加者に共有してしまったほうが良いでしょう（もちろん、形式的な議事録が必要な会議もあります）。

振り返りメールに含める要素の1つ目は、「議論成果」です。

会議目的に沿って、どのような議論をしたか記しましょう。積み残しもあれば、併せて記録します。冗長だと読まれなくなってしまうので、簡潔に「確実に覚えておいてほしいこと」のみを記録に残すことが肝要です。クロージングのフレームワークOCHIのOの内容といってもいいでしょう。

また、議論の中で新たな論点が出てきた場合は、それについても言及しておきましょう。新たな論点は、次回以降の会議で議論をしていくことになります。

振り返りメールに「宿題」を記す

2つ目の要素は、「宿題」です。Todoといっても良いですが、議論の中で、追加調査や追加分析が必要になった場合、誰かに依頼することになります。何を誰にいつまでにやってもらうのか、それを振り返りメールの中で明示しておくことが重要です。クロージングのフレームワークOCHIのHの内容といってもいいでしょう。

担当者名まで書くことは当然として、その担当者が当該メールを読んで、依頼事項を思い出せるかどうかが重要です。認識のズレが生まれないよう、正確に具体的に記載するよう心がけましょう。