不要なメールの往来をスパッと終わらせる｢文言｣ ｢会社のムダ｣を省いてサクサクと仕事をしよう

「今日中に」と仕事を任せたのに終業時間になっても提出がない。

「どうなった？」と連絡をすると「今日中と言われたので今から残業します！」と返事がきて大慌てに。結局自分で作業するなら、最初から自分でやっておけば良かった……。

上司から「なるはやで、いい感じに」の依頼。自分なりに「なるはやで、いい感じ」を提出するも「遅い、これじゃない」と不満を言われてしまう。何度も何度も相手の正解を探して資料のやりとりを繰り返す羽目に。

依頼した・された仕事の成果が期待に合わずに、何度も何度もやり直しをするケースは今日もあちこちの職場で起こっています。

あいまい言葉と手戻り作業の落とし穴

この「作業の手戻り」が多くなればなるほど、依頼した側は「なんで、こんな簡単なこともできないんだ」とイライラし、依頼された側は「何が正解かわからない。提出するのがどんどん億劫になってくる」と気持ちのスレ違いが生まれます。

『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（クロスメディア・パブリッシング）。書影をクリックするとAmazonのサイトにジャンプします

そしていつの間にか両者の間に溝が生まれ、大きなストレスに。

コンピューターサイエンスで、GIGO（Garbage In, Garbage Out）という言葉が使われますが、これは「ゴミを入れればゴミが出てくる」という意味です。意図のない情報（データ）をもとに無理やり成果物を作ってもゴミのような成果しか出せないのです。

そこで、まずはじめにやることは仕事の骨組みを作ることです。仕事の依頼を明確にし、具体的な手順を決めることが大切なのです。

ここではIPO（Input-Process-Output）のフレームワークが役立ちます。「どのような成果 （アウトプット）を出すのか。そのために、何を入力（インプット）して、それをどのように処理（プロセス）するのか」。闇雲にスタートダッシュせずにまずはここを考えることを意識しましょう。

（『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）