不要なメールの往来をスパッと終わらせる｢文言｣ ｢会社のムダ｣を省いてサクサクと仕事をしよう

たった1分の仕事でもそれがいくつも発生すると、そのたびに私たちは細かな仕事と仕事の合間をいったりきたりと、思考をスイッチングさせる付帯作業の時間を発生させているのです。これが積み重なっていくと脳はどんどん疲弊していきます。

そのうえ、仕事のラリーは相手の時間までも奪う行為です。だからこそ「仕事のラリー」好きな人がいるチームやプロジェクトは、よくわからないけれどなぜか疲弊していきます。物事が全然進まないのにつねに忙しく何かに追われている感覚に陥って1日が終わっていくのです。

そこで、私たちはつねにラリーを減らす工夫を考える必要があります。

たとえば、ミーティング依頼のやり取りをする場合だと、

1つのメールに次の行動につながる情報を書くと、そのあとのラリーが少なく済みます。

ほかにもメールで質問をしているのに、その返信にわざわざ電話がかかってきてしまったり、細かな質問が何度もくる。聞きたかった回答とはまったく違う回答が返ってきてしまい、ムダなやり取りが続いてしまう。そこで、相手とのコミュニケーションがオープンクエスチョンになっていないかを意識してください。

オープンクエスチョンとは、相手が自由に回答できる質問のことです。一般的には、回答が決まっていない問題や、広く意見を聞きたい場合に使用されます。

たとえば「チームが今後やるべきことは何ですか？」や「あなたの考えを教えてもらえますか？」などがオープンクエスチョンです。

相手が自由に回答を選択することができるため、考えをより深く掘り下げることができます。一方、誤解を避けて適切なアクションを迅速に取るべきコミュニケーションには不向きです。

いざというときのクローズクエスチョン

オープンクエスチョンの逆がクローズドクエスチョンです。クローズドクエスチョンとは、限られた範囲の中から回答を選択する質問です。相手によって回答が異なったり、意図した質問と違う回答がきたりすることが避けられます。相手も限られた質問の中から回答を選択できるので返事に悩むことがなくなります。

普段の仕事を進める際にはクローズドクエスチョンが基本としていきましょう。

（『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）