不要なメールの往来をスパッと終わらせる｢文言｣ ｢会社のムダ｣を省いてサクサクと仕事をしよう

さらに、資料の修正や追加が進み、次第に内容が複雑化すると、「先祖返り」という現象が発生します。

これは、修正がすべて反映された最新のファイルではなく、以前のファイルに修正を加えてしまったり、以前のファイルと最新のファイル間で変更点があるにもかかわらず、その変更が反映されず、新たな最新ファイルが作成されてしまう状況を指します。

その結果、誤ったファイルに基づいて作業を進めて混乱が生じ、最悪の場合、資料を最初から作り直す必要に迫られることもあります。

これらの問題を解決するためには、Webブラウザ上で動作するGoogleやMicrosoftが提供しているクラウドソフトを利用することが有効です。

これらのツールはインターネット上に存在する1つのWordやExcelファイルを、全員で共有して同時に編集をすることが可能なため、ファイルを添付してメールで送るという手間が省けます。どのファイルが最新版であるかや、誰から返信がきていないかなどを気にする必要もなくなるのです。

作成者は「資料を作ったので、必要があれば3日後までに追記修正しておいてください」と連絡し、資料のURLを添付するだけで、各自が自由に、かつリアルタイムでファイルを修正したりコメントを追加することが可能になります。

そして、期限がくれば作業終了とし、それまでに集まった全員の追記・修正を整理して資料が完成させます。

誰がいつどこを修正したのかが履歴として残るため、一目で理解することができます。さらに、万が一の間違いがあっても、特定の時期までさかのぼって元に戻すことが可能です。

共同編集で資料作成の新たなスタンダードを体験してみましょう。

（『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）

仕事のラリーが止まらない

仕事のラリーが多くなってしまう人と、少なくて済む人がいます。あまり意識しないかもしれませんが、ラリーの回数は業務プロセス視点では、注意しなければならない重要なポイントです。

1回のラリーが1分で完了するやり取りだったとしても、仕事には「付帯作業」というものがかかります。付帯作業の元々の意味は、その作業や出来事に伴い発生する別の作業なのですが、オフィスワークをする私たちにとっての付帯作業とは新たな思考発生を意味します。