社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱 業務効率が悪い人に教えたい効率化スキル5つ

会社で伝言ゲームが繰り返され、結局なにをつたえたかったのか混乱が生じる、そんなことはありませんか？（写真： Lukas / PIXTA）

日本では今、どこを向いても人手不足の問題がクローズアップされている。日本の人口減がすでに始まっている中、物流・運送業の「2024年問題」を筆頭に、あふれ返る業務を限られた人員でどうこなせるか、どの業界にとっても出口の見えない難題となっている。

筆者はウズウズカレッジという会社で、採用からIT分野を中心とした教育研修、業務効率化を行っている。そのような立場から俯瞰して見ると、状況を打開するための道は2つしかない。1つは「人を増やす（人材採用）」こと。もう1つは「仕事を減らす（業務効率化）」ことだ。

ただ、当然ながら採用については会社で取り組むことなので、個人でどうこうできるテーマではない。今回は、自ら取り組むことができ、サクサク業務をこなして実績も出せる「ウズウズ働くための業務効率化スキル」の5つを紹介したい。

① 情報の一元管理（情報を1つにまとめる）

これは業務を効率化するうえでの基本中の基本だ。情報やファイルをチームメンバーや取引先などと情報共有することは多々あると思うが、それを1つにまとめる。

ファイルであれば、クラウド上で一元管理すれば、どのデバイスからもアクセスできるだけでなく、「最新版のファイルを全員が把握できる」「共有する際、URLをコピペするだけで済む」「みんなで進捗状況を確認できる」というメリットがある。