社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱 業務効率が悪い人に教えたい効率化スキル5つ

共有すべきデータやファイルを各自で持たないようにすること。みんなが見に行くクラウド上の場所を1つ決めておいて、そこを開けば最新情報が確認できるよう整理しておけば、業務上のロスとなる齟齬や誤解、ミスを防ぐことができる。

＜情報を一元管理していないことによって引き起こされる非効率＞
・知りたい情報やファイルを探すために浪費される時間
・すでにある情報やファイルを再作成するために浪費される時間
・古い情報、間違った情報を基に進めた仕事のやり直しに浪費される時間
など

各自でファイルを勝手に増やしてしまわないように「この情報はこのファイルにある」という共通認識を持っておくことが大事となる。

ただ、どうしてもファイルは増えてしまうので、定期的に重複している情報や似たようなファイルは「マスターファイル（情報がまとまっている中心的なファイル）」に整理、統合していくことが必要だ。

② 連絡ツールの最適化（使い分け）

電話、メール、チャットという連絡ツールを目的に合わせて使い分けることも、業務を効率的に進めるうえで実は非常に重要だ。

業務効率化という観点でみると、もっとも優れているのはやはり「チャット」だろう。なぜなら、チャットは「伝えたいこと」だけ手短に伝えることができるツールだからだ。筆者の会社でも、全従業員の連絡事項はほぼ全てChatworkというチャットツールに集約されている。

これがメールになると、「件名」「冒頭のあいさつ」「結びのあいさつ」「署名」を入れないと相手に失礼な印象を与えかねないので、その点、手間と時間がかかることになる。

みなさんの中には、すぐに情報を得られるもっとも効率的なツールは電話じゃないかと思う方もいるかもしれない。確かにそうした側面もあるが、大きな弱点は「相手につながらない限り、空白の時間ができてしまう」ということだ。