「会議をまとめるのが下手な人」に欠けている視点

「何も決まらない会議」を生まないための考え方

異なる意見が活発に出されたとき、どうしたらまとめられるのでしょうか(写真:metamorworks/PIXTA)
経営学者のピーター・F・ドラッカーはこう言いました。「企業の目的は『顧客の創造』である」と。新たな顧客を創造しようとしたときに、活発なディスカッションは欠かせません。ディスカッションとはお互いのイメージをやり取りしながら新しいイメージを形成し、アウトプットするための「コミュニケーションツール」であると私は考えています。
しかし、多くの人(リーダー)はディスカッションの進め方や意見の引き出し方、まとめ方といったカタチばかりに気を取られ、肝心のアウトプットを見落としがちです。例えば、会議で意見は出るものの何も決まらないのは、アウトプットに注目していないことの表れと言えるでしょう。
そこで今回は「意味ない『ダメ会議』を変える3つの"頭の使い方"」に続き、拙著『メンバーの頭を動かし顧客を創造する 会議の強化書』から、多くのリーダーが陥りがちな、活発な意見がかわされる会議での落とし穴とその解決策を、ケースを用いて見ていくことにしましょう。

CASE:意見をうまく処理できずまとめる方向が見えない

あるIT企業の新事業プロジェクトを支援していたときのことです。企画部門のリーダーとサブリーダーでまとめたサービス企画の素案をもとに、会議で他のメンバーを交えたディスカッションを行いました。

素案では提供するサービスの価格を月額300円に設定していましたが、他のメンバーから「300円では正直高いと思う」や「他社サービスより優れているので1000円でも十分使われると思う」と、素案と異なる意見が出てきました。

リーダーとサブリーダーも初めのうちは、「なるほど!」「それはあるかもしれない」と盛り上がっていたのですが、「月額ではなく年額にできないか」や「オプションをつけて単価を上げられないか」など段々とさまざまな意見が錯綜しはじめ、情報を処理しきれなくなったのか、徐々に口数が減っていきました。

そうしてメンバーからの意見がひとしきり出そろったところで、会議の場は静まり返ります。その沈黙は、「私たちからは思ったことを伝えたけれど、この後どのように進めるのだろう?」というメンバーからの無言のプレッシャーのように私は受け取りました。

サブリーダーはその沈黙に耐えかねて、「みなさんからとても参考になる意見をいただきありがとうございます。さて、これをどうまとめましょうか」とリーダーへ言いました。リーダーは若干困った表情をしながら私に、「どうすればいいでしょうか」と助けを求めました。

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