相手が不快になるビジネスメールを書かない術 カタカナ用語で「デキる」を演出するのはNG

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また、カタカナ用語は、日本語に訳すときに複数の意味を伴うことになり(造語以外は外国語由来が多いので、訳すときに微妙な意味合いの違いから複数の意味が生まれる)、相手に意図が正確に伝わらないことが発生します。よって、なんとなく雰囲気で「こんな感じかな?」と勝手に解釈されてしまう場合もあり、まったく別の意味で捉えられてしまうこともあるのです。

同じ職場内の人間や上司が頻繁にカタカナ用語を使うと、それにならい、よかれと思って使用してしまうことも多いので注意が必要です。

【改例】
日程に余裕がなく決定が遅れ、返信に時間がかかりましたことお詫び申し上げます。追って計画表を送付しますので、担当決めをお願いします。

カタカナ用語を使用しないほうが、誰でもスッキリ理解できると思います。

ビジネスメールに必要なのは、こちらの意向や内容が正確に相手に伝わることです。世代間や情報・認識の差があってもわかる平易な表現を心がけることが大切です。

ほかにも、最近よく使われているセグメント、デフォルト、エビデンス、コンセンサスなどは、すぐに日本語変換できますか? 英語が得意な方には何でもないことかもしれませんが、多くの人が、さっと日本語に言い換えられないような曖昧なものは、使わないようにするのが無難です。

ある程度のビジネス用語を認識し、使用することができることは必要ですが、相手が同じ認識とは限りませんし、基本的にはわかりやすい表現を使うことがベターです。

略語や業界用語も使用を避けたほうがいい

さらに、アルファベット略語にも注意が必要です。

CB(コールバック)、FB(フィードバック)などなら、まだ何となくわかるかと思いますが、以下の例はいかがでしょうか。

【NG例】
「ASAPでお返事をいただけませんでしょうか」
(「as soon as possible」の略で、「できるだけ速やかに」の意)

業種や業務によっては、聞きなれた方もいらっしゃるかとは思いますが、何のことやら、わからない方も多いと思います。

アルファベット略語ではありませんが、同じ意で「なるはやで」、などと略されることもあるかと思います。これも、上司や関係先などに送るのは失礼かと思います。

もちろん、略語や業界用語を使用することによって、作業効率を高めたり、共通言語を使うことによって、チームワークを育む効果もあります。

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