相手が不快になるビジネスメールを書かない術

カタカナ用語で「デキる」を演出するのはNG

相手にもきちんと理解してもらえる表現でメールを送っていますか?(写真:polkadot/PIXTA)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャⓇ」の大野萌子です。

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もはや、ビジネスコミュニケーションの大半を担うメール。当たり前のツールになったからこそ、深く考えずに気軽にやり取りしてしまいがちですが、後に残るツールでもあり、ちょっとした気遣いが必要になります。

この春、新社会人になった方に、もう何度目かの春を迎えるビジネスパーソンのためにも、基本的な文面の書き方を見直し、相手をイラっとさせるリスクを減らす方法を、お伝えしたいと思います。

カタカナ用語、略語の多用を避ける

カタカナのビジネス用語を使うことで、「仕事ができる人」になったつもりでいるのは、大いなる誤解です。万人に認知されているカタカナ用語はともかく、はやりを意識したいわゆるトレンド語や新語を多用するのは、避けたほうが無難です。

以下のようなメールを送ってはいないでしょうか。

【NG例】
日程のバッファを取らずフィックスに遅れが出て、レスポンスに時間がかかり、お詫び申し上げます。追って、アジェンダを送付しますので、アサインお願いします。

ここまで、カタカナ用語の羅列ではなくても、このような文面を送られたほうは、一瞬なんのこと?と思う方もいると思います。ワード検索する方もいるでしょう。意味不明の文章を送り、相手に調べさせるということは、相手の時間を奪うことにもつながります。忙しいときや気持ちにゆとりがないときは、なおさらイラっと感じさせてしまう原因にもなるでしょう。

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