できる人は「○○さん、お疲れ様です」を省く 上に行く人はメールで「ズル」をする

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メールの「○○さん、お疲れ様です」は、本当に必要なのか?(写真:Syda Productions / PIXTA)
メールを送るとき、どんなひと言から始めているでしょうか? いつものクセで「○○さん、お疲れ様です」から書き出している人は要注意。あなたはもしかしたら「仕事が遅い」人になっているかもしれません。
日本IBMのシニア・プロジェクト・マネジャーとして、数百人のメンバーを抱える木部智之氏は、メール処理のやり方を見れば、その人が一流かどうか見極めることができると断言します。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』の著者であり、自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、メールで「ズル」をして、仕事のスピードを上げるコツを聞きました。

 

仕事のスピードを速くするポイントは「ちりも積もれば山となる」です。時短テクニックの「1回1回」で短縮できる時間は、わずか数秒かもしれません。しかし、1回ずつはたいしたことはなくても、その積み重ねが大きな差となるのです。

小さなことを積み重ねる。つまりそれは「習慣化」するということです。微差を制する者が、速さを制することを、忘れてはいけません。

「○○さん、お疲れ様です」は3秒のムダ

ビジネスパーソンは日々膨大な量のメールに対応していますが、メールも微差を制することで、仕事のスピードアップが可能です。一流の人は、見えないところでさまざまな工夫をして、メールの処理スピードを上げています。

たとえば、メールの書き出しに必ずついている「○○さん、お疲れ様です」。そのひと言は本当に必要でしょうか?

私は、このひと言を書く3秒はムダだと思い、省略しています。たかだか3秒と思ってはいけません。メールは1日に何十通、何百通と書くもの。疑問を持たずに習慣化してしまうと、ムダな時間が積み上がっていきます。

「○○さん、」というメールでの呼びかけがなくても、メールの宛先を見れば誰宛なのかはわかります。「お疲れ様です」という形式的なあいさつがなかったとして、腹を立てる人はいるでしょうか?

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