できる人は｢○○さん､お疲れ様です｣を省く 上に行く人はメールで｢ズル｣をする

メールを斜め読みだけして「あとでもう一度」と思いメールを閉じてしまうと、一度で読み終えるのに比べて余計に時間がかかります。特に、内容が難しかったり、読みにくかったり、長文であったりするメールは要注意。後回しにしてしまいがちだからです。すべてのメールを「二度読みしない」と決めて、1回で仕留めましょう。

優先度の低いメールは自動振り分け

自分の担当する範囲が広くなったり、チームが大きくなったり、取引先が増えたりすると、次第にメールの受信数が増えてきます。

私はメールを効率的に処理するために、受信メールの自動振り分け設定をしています。このときのポイントは、「優先度の低いメールから振り分ける」ことです。なぜ、優先度の低いメールからなのでしょうか？

優先度の低いメールは1通にかける時間が短くてよく、それらのメールをまとめて流して読むほうが効率的だからです。事前に振り分けられていないと、受信ボックスにある玉石混交のメールをすべて開かないと優先度が判断できません。

私は、今はメルマガなどを除いた仕事関係のメールだけで1日200～300通くらいを受信しています。これを順番に開いていると、それだけで膨大な時間がかかってしまいます。

私が自動振り分けしている「優先度の低い」メールの例には、遅刻や休暇を連絡する勤怠メール、プロジェクトのシステムメンテナンスの連絡、庶務連絡などがあります。それらを差出人、宛先、メールタイトルなどで自動振り分けしています。振り分けの例としては、次のようなものがあります。

これらのメールは、時間を決めてまとめて開いて、3分以内くらいでいっきに読み、その場で返信します。