「メールで損する人」に、決定的に欠ける視点 そのやり方が相手をどんどんイラつかせる!

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自分が伝わっていると思っていても、相手の認識は違うかもしれません(写真:stockfotocz / PIXTA)

こんにちは。メンタルアップマネージャの大野萌子です。

今やビジネスにおいて、なくてはならない連絡ツールとなったメール。どこにいても時間を選ばずに送受信でき、添付などの機能を使えば一度に大量の情報のやり取りも行えるなど、メリットの多いツールです。

しかしメールは便利である一方、さまざまなトラブルやストレスを引き起こす原因にもなります。誰しも「送信先間違い」なんて初歩的なミスで冷や汗をかいたことが、一度くらいあるのではないでしょうか。でも、これはまだまだ序の口……。

そこで今日は、メールによって引き起こされる問題を最小限に抑える方策について考えてみたいと思います。

「待たされ感」をなくすコツ

この連載の過去記事はこちら

メールの最大のメリットは、相手の都合を気にせず一方的に送信できることです。このように時間を自由にコントロールできることに加え、電話や対面で直接話をするときのような緊張感もなく、その点ではお互いにストレスがかかりにくいと言えるでしょう。

反面、最近は職場のPCだけでなく、携帯端末でも会社メールのやり取りを可能にしている職場が増えた結果、メールの受け手にとっては24時間(場合によっては休日まで)つねにメールチェックや返信の負担を強いられる、窮屈な環境になってしまいました。

実際、「できるだけ早く返信しないと失礼と思われないだろうか」「仕事をサボっているように思われないか心配」といった気持ちが付きまとい、知らず知らずストレスをためている人も多いのです。

ビジネスではやはり、迅速な対応が信頼に繋がります。予期せぬタイミングのメールにも、その日中に何らかのアクションを取り、放置することだけは避けたいところ。とりあえず「受信しました」という簡単な連絡をして、いつごろまでに再連絡をするということを伝えておけば、相手に「待たされ感」を与えずに済みます。

一方で自分の精神面を考えるなら、ゆっくりと内容を吟味したり、きちんと返信したりの対応は、自分の中で時間帯にある程度の「線引き」を持っておくことも重要でしょう。

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