｢メールで損する人｣に､決定的に欠ける視点 そのやり方が相手をどんどんイラつかせる！

「待たされ感」は相手にとってストレスになりますが、実はスピードだけを追求するのも考えものです。最近ビジネスでも使われるようになってきたLINEやフェイスブックメッセンジャーといったツールに、「正直イラついている」という人も多くいます。

イライラの原因の一つに「既読スルー」があるでしょう。既読マークを見てしまうと、送った側には「メッセージを見る時間があるなら早く返信してくれ」という気持ちが起こってしまうもの。自分が後回しにされているような気持ちになる人もいます。

これは、受け手にも相応のストレスがかかります。忙しい時間帯や急ぎの案件を処理しているときなどは、実際、「見る」時間はあっても「返信する」時間が持てないことはよくあります。そんな時、すぐに返信できないことに焦りや後ろめたさを感じてしまいます。

こういったイライラは、早く返信が欲しいと思う案件に顕著に表れます。本当に急ぎの場合は文字ツールに頼らず、電話で直接連絡するのが鉄則。そこまでではないが早く返信が欲しい、という時は、期限日時を具体的に記載し、返信を促すのも一手でしょう。

「送って終わり」と思うなかれ

メールの内容をめぐっても、トラブルは頻発します。誰しも「送ったからもう大丈夫」「読めばわかるはず」と思いがちですが、そううまくはいきません。特にトラブルに発展しやすいのが、謝罪、断り、クレーム等のネガティブ案件や、ちょっとした意見の相違がある場合、すり合わせたい事項を含む場合などです。

いつ何時も「メールが届いたか」と「相手が理解したか」は別問題。なぜなら、文字ツールは読み手の感情や都合によって内容の解釈が違ってくるからです。直接話をしているときであれば、相手の表情や声からようすをうかがいつつ、自分の出方を調整できますが、メールではこれができません。想定外に激怒されてしまったりすることがあるのは、このためです。

また、説明の多い長文のメールにも要注意。ぜひ自分が受け取ったときのことを想像してみてほしいのですが、長文を読むのに疲れてしまって、なかなか相手の意図したとおりに頭に入ってこないものです。こういう場合、やはり電話か対面での補足が必須。細かい内容、ニュアンスを伝えにくい部分は、口頭でのフォローをお忘れなく。

ちょっとしたひと手間を惜しまないようにすることで、結果的に作業効率はアップするはずです。