できる人は「○○さん、お疲れ様です」を省く

上に行く人はメールで「ズル」をする

私は「明日の会議ですが、 30分遅らせてもらえますか?」という感じで、1行目から用件を書き始めます。社内、社外の周りの人にこの話をすると、「うちの会社ではなかなかできないよ」「上司に対しては難しい……」と言われることがあります。そういうときは、「少しずつ」実践するようアドバイスをしています。

最初は、ときどき「○○さん、お疲れ様です」を省略したメールを書いてみて、徐々に3通に1通とか、頻度を上げて様子を見る。そうして、相手を慣れさせていくのです。途中で指摘されなければそのまま続け、自分のキャラクターを浸透させていきます。「あの人は即レスだ」「仕事が速いからムダを省いている」と思われるようになればこの書き出しがなくても悪いイメージにはなりません。むしろ、いいイメージにつながるようになるでしょう。

ただし、お客様や取引先、ちょっと距離のある上司などに出すメールでは、ビジネスマナーとして省いてしまうと失礼にあたる場合があります。そういう場合はその3秒はムダな時間ではなく、「必要な時間」です。TPO(時・場所・場合)に応じて、その3秒がムダかそうでないかを判断しましょう。

メールは絶対に二度読みしない

一度読んだメールをまた開いてもう一度読む。二度読みどころか、何度も読んでしまう。こんな経験はありませんか?

メールを読んでいると「仕事をしている気になる」のですが、その時間は、残念ながら何も生み出していません。メールを読む時間を最小限にすると、ムダな時間が劇的に減ります。

ではなぜ、私たちはメールを2回以上読んでしまうのでしょうか? 

原因は2つあります。ひとつは、メールの受信ボックスにメールが溜まりすぎているから。もうひとつは、2回以上読んではいけないと思っていないからです。この原因を取り除けば、ムダな時間をなくすことができます。

受信ボックスに読んだメールが残っていると、つい開いてしまうことがあります。タイトルだけでは内容まで覚えていないことが多いので、すでに読んで対応も完了しているメールでも、「あれ、これなんだったっけ?」ともう一度メールを開いてしまうのです。私も以前はよくやっていました。

このムダな行動を防ぐためには、一度読んで、それ以上アクションの必要がないメールは他のフォルダへ移動します。開く頻度が一番高い「受信ボックス」にメールを残しておかないことがポイントです。

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