仕事のスピードが速い人の「情報収集」のコツ

良質なインプットが仕事の生産性を上げる

これは読書に限らず、他の情報収集でも同じです。たまたま目についた情報で仕事を進めるのはとても危険です。読書に限らず情報の価値を判断できるようになるには量がものをいいます。新しい仕事をするときには初期段階で大量のインプットをしてみましょう。一見時間がかかるように思いますが、仕事を始めてからのスピードは圧倒的に速くなります。

・レスペーパー(紙を減らす)ではなく、ペーパーレス(紙をなくす)

大量のインプットを心がけると本や書類がどんどんたまっていきますね。私は1990年代に外資系コンサルティング会社に入り、徹底的なペーパーレス環境で仕事をしてきました。そのレベルは紙を減らすのではなく、紙を一切持つことを許さないというレベルでした。

これは保管場所やコストの問題ではなく、情報の活用と流通を加速させる仕組みなのです。現在はさらにデジタル化が容易になり、それを活用するデバイスも豊富です。書籍や書類の保管方法をご紹介しましょう。

やり取りもスムーズに

・書類:PDFで保存

PDFとは、Portable Document Formatという特定のWindowsやMacなどのPC環境はもちろん、タブレット、スマートフォンなどほぼすべての環境でほぼ同様の状態で文章や画像を閲覧できる特性をもった電子文書の形式です。他の人と資料のやり取りがしやすいのもメリットです。

資料のページ数や、1ページの文字数が多い場合には、PDF化するのが向いています。また、長く保管するような資料もPDF化しておくとよいでしょう。スキャナーはプリンターについているものの他、ハンドスキャナーがあると出先でも読み込めるため便利です。

・通達・会議メモ:JPEG(画像形式)で保存

JPEGは画像の保存形式です。長期間とっておかなくてよい通知や案内や、会議のメモはいちいちスキャンするのも手間なので、スマホカメラで撮影しておけば十分です。子供の学校の通知は紙(しかもA4、B5、B4と大きさもバラバラ……)なので、もらったらすぐにスマホで撮影して紙は処分します。まとめてひとつのアルバムに入れていけば十分なので、Evernoteなどできっちり管理するほどではありません。

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