一流会社員が実践する｢捨てる仕事｣の見極め術 取捨選択とツール活用で重要タスクに集中する

本来は捨てるべき仕事ほど一生懸命にやっているのですから、大変気の毒ではありますが、高い成果にはつながりません。

仕事の本質を見極めて、重要な仕事に集中することが一流の基本なのです。

ツールを積極的に活用する

「えっ？ 今、何をした？」

パソコン画面をスクリーンに投影しながらミーティングをしていると、議論の内容がその場で資料に反映されることがあります。

パソコンの持ち主が一流のときは、他の出席者からこんな感嘆の声がよく上がります。鮮やかに、そして一瞬でどんどん作業を進めていくさまを目の当たりにするからです。

私の見てきた一流はどの人も、ショートカットキーやエクセル関数をスムーズに使いこなします。

皆さんも活用していると思いますが、ショートカットキーを使えば、メニューを何度もクリックしたり、手をキーボードとマウスの間で行ったり来たりさせる必要がなくなります。また、エクセル関数を使えば、手作業だと数時間かかる膨大なデータ分析やチェックも数秒で、しかも正確に完了させられます。

だから、一流は資料作成や表計算にかける時間がとても短くて済むのです。

『世界のハイパフォーマーを30年間見てきてわかった一流が大切にしている仕事の基本』P.60より

それに加えて、便利なソフトやアプリ、機能にも敏感で、どんどん取り入れます。

例えば、メールソフトのスケジューラーの予定を「会議」「作業時間」「移動」など種類別に色分けして一目瞭然にする。チームでスケジュールを共有して、ミーティングの日時調整をするときに、都度空き時間をメンバーに尋ねる必要がないようにする。このようなことはよく行っています。